Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

[Betreiber]
[Anschrift]
E-Mail: [E-Mail]

2. Zwecke der Verarbeitung

Proment ist eine Software zur Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG). Verarbeitet werden:

• Stammdaten der WEG, der Einheiten und der Eigentümer (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Miteigentumsanteile),
• Finanzdaten der Gemeinschaft (Wirtschaftsplan, Hausgeld-Vorschüsse, Zahlungen, Buchungen, Jahresabrechnung),
• Belege (Rechnungen und andere Dokumente), die zur Buchführung hochgeladen werden,
• Anmeldedaten (E-Mail-Adresse, Sitzungsdaten) zur Authentifizierung per Anmeldelink.

3. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des Nutzungsvertrags und zur Durchführung der WEG-Verwaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie auf Grundlage berechtigter Interessen an einer ordnungsmäßigen Verwaltung, IT-Sicherheit und Missbrauchsabwehr (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO) stützen sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

4. Empfänger und Drittlandübermittlung

• Resend Inc. (USA) – Versand von E-Mails (Anmeldelinks, Zahlungserinnerungen). Die Übermittlung in die USA ist durch EU-Standardvertragsklauseln (SCC) abgesichert.
• Anthropic PBC (USA) – nur falls die KI-Beleg-Extraktion aktiviert ist: Hochgeladene Belege werden zur automatischen Erkennung von Betrag, Datum und Kontovorschlag an Anthropic übermittelt. Die Übermittlung ist durch EU-Standardvertragsklauseln (SCC) abgesichert; Anthropic verwendet über die API übermittelte Daten nicht zum Training seiner Modelle. Ist die Extraktion nicht aktiviert, findet keine Übermittlung an Anthropic statt.

5. Speicherdauer

Belege und Buchungen unterliegen den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen von 8 bis 10 Jahren (§ 147 AO) und werden für diese Dauer gespeichert. Übrige Daten werden gelöscht, sobald sie für die Verwaltung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6. Ihre Rechte

Sie haben nach Art. 15 bis 21 DSGVO das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie das Recht, der Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zu widersprechen. Wenden Sie sich dazu an den oben genannten Verantwortlichen.

7. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere bei der Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts.